Đối với các doanh nghiệp, chữ ký số hiện nay đang là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Đặc biệt với các thủ tục online thực hiện qua nền tảng mạng Internet. Vậy cụ thể chữ ký số là gì và mục đích sử dụng của nó là gì. Hãy cùng Dichvuketoan tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Mục lục
Tìm hiểu khái niệm chữ ký số là gì?
Mặc dù được sử dụng phổ biến trong một bài năm gần đây, tuy nhiên nhiều người vẫn chưa biết được chữ ký số là gì.
Khái niệm chữ ký số là gì
Chữ ký số hay còn được biết đến với tên khác là Token được dùng trên nền tảng Internet. Đây là chữ ký điện tử được sử dụng thay cho chữ ký viết bằng tay bình thường. Thông thương thì chữ ký số được dùng trong các văn bản, tài liệu số để kê khai, nộp thuế, khai hải quan hoặc các giao dịch qua mạng khác.
Với những người không có chuyên môn như chúng ta thì thường hiểu rằng chữ ký số chính là chữ ký điện tử. Tuy nhiên điều này không hoàn toàn đúng bởi chữ ký số chỉ là một loại của chữ ký điện tử.
Sau khi đã nắm rõ được về khái niệm chữ ký số thì chúng ta cùng tham khảo một số loại chữ ký số được sử dụng phổ biến nhất.
Các loại chữ ký số được sử dụng phổ biến
Hiện nay, trên thị trường có 2 loại chữ ký số được sử dụng phổ biến đó là USB Token và HSM.
USB Token là chữ ký số được sử dụng phổ biến và thường gặp nhất hiện nay. Loại chữ ký số này chính là một phần mềm được tích hợp vào phần cứng của USB. Khi sử dụng thì người dùng chỉ cần thực hiện một số thao tác vô cùng đơn giản. Đồng thời USB Token chỉ có thể vận hành khi offline và chỉ có 1 người được sử dụng tại thời điểm ấy.
Để sử dụng USB Token thì các bạn cần tiến hành cài đặt theo các bước sau:
Bước 1: Đầu tiên các bạn cài đặt chữ ký số vào máy tính thông qua USB.
Bước 2: Tiếp theo đó bạn cần đổi tên PKI Token và nhập tên mình muốn đặt.
Bước 3: Tiếp đến bạn cần thay đổi mã PIN để bảo đảm tính bảo mật.
Bước 4: Sau đó thì bạn cần kiểm tra thông tin chữ ký số và kiểm tra thiết bị có nhận USB hay không.
Bước 5: Cuối cùng bạn sẽ thực hiện ký và giao dịch bằng chữ ký số.
Bên cạnh đó chữ ký số HSM thì cũng được sử dụng khá nhiều. Đây là chữ ký số có cặp khóa và chứng thư số được đặt trong Hardware Security Module. Chữ ký số này được sử dụng với mục đích phục vụ chữ ký số yêu cầu tốc độ xử lý coa. Đối với chữ ký số HSM thì người sử dụng có thể thực hiện trên Internet với độ độ 1200 chữ ký mỗi giây. Thêm vào đó, HSM còn tạo sự linh động khi có thể nhiều người sử dụng cùng lúc.
Các khái niệm liên quan đến chữ ký số
Để có thể sử dụng chữ ký số được hiệu quả thì bạn cần nắm được một số khái niệm như sau:
- Khóa bí mật: Đây là loại khóa được dùng để tạo lập chữ ký số.
- Khóa công khai: Khác với khóa bí mật thì khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Đồng thời khóa công khai được tạo từ khóa bí mật tương ứng.
- Ký số: Có thể hiểu đơn giản là bạn nhập khóa bí mật vào chương trình để tạo và gắn chữ ký số vào văn bản.
- Người ký: Người ký là người sử dụng và là chủ của chữ ký số. Để sử dụng thì cần nhập đúng khóa bí mật vào tài liệu mang tên người đó.
- Người nhận: Trong chữ ký số thì người nhận có thể là các tổ chức, cá nhân nhận được tài liệu có chữ ký số của người ký gửi.
Vậy bạn có biết công dụng của chữ ký số cho doanh nghiệp là gì không?
Công dụng của chữ ký số cho doanh nghiệp
Như đã đề cập ở mục trên thì chữ ký số được sử dụng trong các tài liệu, văn bản trên nền tảng số. Cụ thể công dụng của chữ ký số đối với doanh nghiệp được thể hiện như sau:
- Chữ ký số có thể thay thế cho các chữ ký tay trên các sàn giao dịch điện tử. Vì thế có thể tiết kiệm thời gian và giúp hoạt động diễn ra nhanh chóng hơn.
- Đồng thời chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay của người dùng. Còn với các doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số có giá trị tương đương với các con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật.
- Thêm vào đó, khi sử dụng chữ ký số thì không cần phải in ấn giấy tờ kê khai liên quan. Ngoài ra cũng giúp không cần phải đến cơ quan thuế để kiểm tra khi khai thuê trực tuyến qua nền tảng số.
- Không những thế, chữ ký số còn có tác dụng đối với việc ký hợp đồng với khách hàng qua hợp đồng điện tử hoặc sử dụng với các ứng dụng quản lý doanh nghiệp.
Cùng với độ tin cậy, tính bảo mật, tính xác thực cao thì chữ ký số đang ngày càng được sử dụng rộng rãi và có nhiều ứng dụng trong cuộc sống hơn.
Vậy tại sao các doanh nghiệp, tổ chức nên sử dụng chữ ký số trong khi kinh doanh?
Tại sao nên sử dụng chữ ký số với doanh nghiệp?
Khi doanh nghiệp sử dụng chữ ký số thì sẽ nhận được những lợi ích sau đây:
Đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch
Tận dụng sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số cũng như Internet, chữ ký số đã được tạo lập. Chính vì thế nó đã được áp dụng những công nghệ tiên tiến nhất nhằm đảm bảo tính bảo mật với vai trò về pháp lý.
Khi sử dụng chữ ký số thì tài liệu sẽ đảm bảo được tính nguyên bản khi được gửi đi. Đồng thời văn bản, tài liệu số cũng xác định được người gửi nhằm tránh tình trạng bị giả mạo.
Không những thế, các văn bản, tài liệu sử dụng chữ ký số được công nhận có tính pháp lý tương đương với các văn bản thông thường. Và đến bây giờ chữ ký số chính là phương thức duy nhất để có thể công nhận tính pháp lý của các văn bản trên nền tảng số.
Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin
Thuật toán được sử dụng để mã hóa chữ ký số đó là RSA. Đây là công nghệ bảo mật vô cùng hiện đại khi chỉ có người nhận văn bản mới có thể mở được. Vì vậy có thể đảm bảo văn bản không bị thay đổi, chỉnh sửa từ bên thứ ba.
Chính do vậy sử dụng chữ ký trên nền tảng số là vô cùng an toàn. Bạn không cần phải lăn tăn về bất kỳ điều gì khi sử dụng và làm việc với nó.
Chống giả mạo chữ ký
Để có thể tạo lập 2 chữ ký số giống nhau trên Internet là điều không thể. Bởi lẽ mỗi chữ ký số đề được mã hóa hoàn toàn khác nhau. Như vậy có thể giúp người dùng chống bị giả mạo chữ ký để lừa đảo hay mục đích khác.
Tối ưu thời gian
Không những thế, khi sử dụng chữ ký số thì có thể giúp các cá nhân, doanh nghiệp tối ưu thời gian khi xử lý công việc. Với Token thì các bạn có thể xử lý mọi giấy tờ pháp lý thông qua Internet mà không cần trực tiếp tới nơi.
Bên cạnh đó, chữ ký số Token còn có thể phân quyền cho người khác trong doanh nghiệp. Nhờ vậy công việc có thể dễ dàng xử lý một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian, công sức.
Làm việc mọi lúc, mọi nơi
Ngoài ra, khi làm việc với chữ ký số thì tạo sự linh hoạt tối đa dành cho người dùng. Bạn có thể sử dụng chữ ký số tại bất kỳ thời gian nào, tại bất kỳ nơi đâu mà không cần đến tận nơi để làm việc.
Đó là những lợi ích mà bạn nhận được khi sử dụng chữ ký số. Ở mục tiếp theo chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về một số quy định đối với chữ ký số tại Việt Nam nhé.
Những quy định về chữ ký số tại Việt Nam mới nhất
Tại Việt Nam, chữ ký số đã được sử dụng khá phổ biến nhưng nhiều tổ chức, doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ hết về các quy định của chúng.
Quy định của chữ ký số đối với tổ chức, doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp, tổ chức sử dụng chữ ký số thì cần tuân thủ đúng theo quy định mà Nhà nước đã ban hành. Nếu pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu ấy với thông điệp sẽ được đáp ứng. Tuy nhiên sẽ chỉ có hiệu lực với thông điệp khi được ký bởi chữ ký số của tổ chức, doanh nghiệp đó. Đồng thời chữ ký số phải được bảo đảm an toàn khi sử dụng theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Quy định của chữ ký số đối với cá nhân
Không chỉ riêng các doanh nghiệp, tổ chức mà với cá nhân thì chữ ký số cũng có quy định riêng.
Theo Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT thì đã nêu rõ các văn bản và tài liệu được sử dụng chữ ký số của cá nhân được cấp phép thì sẽ có hiệu lực tương đương với văn bản được ký bằng tay. Đồng thời giá trị của văn bản, tài liệu được sử dụng chữ ký số cũng tương đương với các văn bản giấy được ký bằng tay thông thường.
Chính vì thế có thể dễ dàng thấy được chữ ký số cá nhân đã được quy định rất rõ ràng. Hơn nữa, tính pháp lý cũng đã được nêu rõ để đảm bảo quá trình sử dụng được an toàn và hiệu quả. Hiện nay, các doanh nghiệp cũng đang khuyến khích sử dụng chữ ký số cá nhân mạnh mẽ.
Vậy làm sao để có thể đăng ký sử dụng chữ ký số và mua chữ ký số ở đâu? Đừng rời đi nhé, trong mục tiếp theo Dichvuketoan sẽ cùng các bạn tham khảo.
Những đơn vị cung cấp chữ ký số trên thị trường
Hiện nay trên thị trường đã có 15 đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số. Trong đó, chúng ta có thể kể đến một số công ty nổi bật nhất như là:
- VNPT (VNPT-CA): Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam là đơn vị được cấp phép tại Việt Nam từ năm 2017. Thời hạn sử dụng của chữ ký số là 5 năm.
- Viettel (Viettel-CA): Có thể nói Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel là một trong những đơn vị được cấp phép sớm nhất. Tập đoàn đã được cấp phép từ tháng 9/2015 với thời gian 5 năm.
- FPT (FPT-CA): Chỉ sau Viettel khoảng 2 tuần thì FPT cũng đã trở thành đơn vị được Nhà nước cấp phép kinh doanh chữ ký số với thời hạn 5 năm.
- CMC (CMC-CA): Vào tháng 5/2019 Công ty Cổ phần Tập đoàn Công nghệ CMC cũng đã thành công được Bộ Thông Tin cấp phép bán chữ ký số. Thời hạn để sử dụng chữ ký số của công ty này là 10 năm.
Ngoài ra chúng ta cũng có thể kể đến một số cái tên nổi bật khác như: Công ty cổ phần viễn thông New-Telecom, Công ty cổ phần BKAV, Công ty cổ phần MISA. Trong đó đơn vị mới nhất được cấp phép đó chính là Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương Mại Softdreams.
Tuy nhiên, cũng vì trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị đang cung cấp dịch vụ này nên khiến khách hàng băn khoăn không biết nên chọn ở đâu? Sau đây là những lưu ý cho bạn khi lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số.
Những điều cần lưu ý khi lựa chọn đơn vị cung cấp
Để có thể tìm được đơn vị cung cấp chữ ký điện tử tốt thì bạn nên tham khảo một số kinh nghiệm mua chữ ký số như sau:
Giá bán dự kiến
Có thể nói hiện nay 15 đơn vị được Bộ Thông Tin cấp phép bán chữ ký số đều là các công ty, tập đoàn nổi tiếng. Thế nên các bạn hoàn toàn yên tâm về độ uy tín cũng như là tính pháp lý của nó. Dù vậy giữa các công ty, tập đoàn cũng có chính sách về giá khác nhau. Thế nên nếu bạn tham khảo kỹ về mức giá thì có thể đem lại lợi ích nhiều nhất cho bản thân.
Ngoài ra, trước khi mua bạn cũng nên hỏi kỹ như giá bán đã gồm VAT hay chưa, khi sử dụng có phát sinh phụ phí hay không, giá gia hạn là bao nhiêu,…Nắm chắc điều này sẽ giúp bạn cân nhắc dễ dàng hơn khi mua chữ ký số.
Hỗ trợ sau bán
Trong quá trình sử dụng thì không khỏi những vấn đề phát sinh xảy ra. Do đó, một kinh nghiệm mua chữ ký số đó là xem xét về hỗ trợ sau khi bán thành công.
Hãy cân nhắc thật kỹ càng giữa các doanh nghiệp, tập đoàn để tìm được nơi tốt nhất. Bạn cũng có thể tham khảo đánh giá của khách hàng đã sử dụng dịch vụ để có cái nhìn tổng quát hơn.
Trên đây chúng tôi đã cung cấp thông tin và giải đáp cho các bạn chữ ký số là gì. Hãy cùng đồng hành với Dichvuketoan trong những bài viết sắp tới để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích.
